Es de vital importancia tener un almacén optimizado y organizado para sacarle el máximo provecho a tus activos y ser más eficiente en tu operativa diaria
Tanto si estás empezando o expandiendo tu negocio, en algún momento te encontrarás con la necesidad de contratar o cambiar de espacio de almacenamiento.
Éste, es un momento clave para toda empresa, ya que si no se estudia bien las necesidades de almacenamiento podemos encontrarnos con que hemos escogido un espacio demasiado pequeño que no permite crecimiento, o demasiado grande generando costes inútiles, etc…
En esta entrada del blog vamos a estudiar 7 factores a tener en cuenta para determinar cuánto espacio necesito para cumplir con las tareas existentes y respaldar el crecimiento de las ventas.
- Piensa en “metros cúbicos del espacio” en lugar de solo la huella del edificio
Aunque parezca una obviedad, muchas veces planteamos la contratación de un espacio o la planificación del nuestro en función del suelo (m2) que dispone y no pensamos en la altura (y por lo tanto m3) que disponemos.
Podemos tomar como referencia las grandes ciudades como Nueva York, Hong Kong o Tokio. Son ciudades construidas hacia arriba, donde el espacio escasea y las altas construcciones viven en armonía con sus ciudadanos.
Por supuesto, esto requiere de una inversión por parte de la empresa en términos de estanterías, sistemas de racking, etc.. pero puede suponer un ahorro importante ya que es necesario contratar menos m2.
Siendo los m2 la medida tomada para valorar los espacios industriales o logísticos.
No todas las empresas, por su operativa, podrán permitirse almacenar u operar en diferentes alturas. Deberás valorar si existe algún riesgo asociado para llevarlo a cabo.
- El tipo, forma y estado del almacén importa, y MUCHO
Los espacios de almacenamiento, industriales o logísticos han ido cambiando con el tiempo. Hemos ido mejorando los espacios y ajustándolos a las necesidades que tienen las empresas actuales.
Es por eso que muchos espacios, por muy bien localizados que estén o sean muy económicos, no son óptimos para nuestra operativa.
Hay muchos factores imprescindibles en un almacén pero deberías empezar preguntándote acerca del estado de la construcción, si es un espacio diáfano (con luz natural y abierto para una operativa libre de ineficiencias, etc…
Todos los edificios pueden funcionar, pero pueden tener serias desventajas de eficiencia y es que la forma del almacén es importante.
Se estima que una correcta evaluación del almacén puede reducir costes del mismo en un 10-20%.
- Ten en mente siempre tus previsiones de ventas
Las previsiones de ventas son la estrella polar que marca el rumbo de cualquier compañía en todos los sentidos. Marcará la contratación de personal, la inversión en Marketing, etc… Y el espacio de almacenamiento no es menos.
Deberemos escoger un espacio que no solo tenga capacidad para las necesidades actuales sino que también para lo que prevemos necesitar en un futuro.
Eso sí, unas previsiones demasiado optimistas pueden llevarte a errores y a contratar demasiado espacio y acabar por no optimizarlo.
Por eso, soluciones flexibles y temporales como el almacenamiento bajo demanda (pagar solo por lo que utilices) pueden resultar clave para calcular y optimizar el espacio que contrates.
- ¿Qué pasará con mis SKU?
¿Crecerán mis de SKU**?
Como hemos comentado anteriormente, debemos tener en cuenta no solo el marco de tiempo actual sino hacer planes a futuro (medio plazo). Las empresas a menudo piensan dónde están actualmente y cuántos SKU tienen y/o han agregado recientemente. Pero se deben tener en cuenta los cambios en el negocio y responder algunas de las siguientes preguntas:
- ¿Agregaré nuevas SKU en un futuro próximo?
- ¿Las nuevas SKU tendrán una dimensiones diferentes a las actuales? ¿Qué dimensiones tendrán y que suponen en cuanto a espacio?
- ¿Cómo podría un cambio en las dimensiones cúbicas afectar los requisitos de almacenamiento y otros equipos de manejo de materiales, incluidos los carros de recolección y los transportadores?
- Y por último, ¿Cuántos SKU se volverán obsoletos dentro de ese mismo período de tiempo, abriendo potencialmente el espacio?
Todos estos factores figuran en la planificación del almacén, calculando específicamente el número de posiciones de palets o bultos y ubicaciones para llevar a cabo la operativa.
Muchas veces, acudir a un profesional para que ayude a llevar a cabo esta planificación supone una inversión inicial fuerte pero repercuten beneficios en el medio y largo plazo.
**El número/código de referencia o simplemente referencia, también referido como código de artículo, es un número o código asignado a un elemento para poder identificarlo en el inventario físico o financiero, así como para referencias otros tipos de servicios.**
- Número y posición de las puertas del muelle
Especialmente en un centro de distribución más pequeño, a menudo no hay suficientes puertas de muelle. ¿Cuantos necesitas? ¿Vas a cargar remolques de salida mientras recibes envíos entrantes? El número de puertas y cómo se configura el espacio para entrada y salida es clave.
Pocas puertas y estratégicamente mal colocadas puede suponer que necesites dejar más espacio de tránsito y por lo tanto que dispongas de menos espacio de almacenamiento u operativa.
No suele ser un factor que se tenga en cuenta, pero es igual de importante que cualquiera de los otros puntos que hemos comentado.
- Diseño y planificación de los procesos del almacén
A propósito de lo comentado en el punto anterior, la correcta planificación de los procesos a llevar a cabo en el almacén es importantísimo para un correcto uso del mismo.
Las áreas que generalmente necesitan más consideración son:
- Recepción de mercancía, control de calidad y puesta en escena.
- Procesamiento y renovación de devoluciones.
- Configuración de selección directa para la ruta de selección más corta.
Como en el punto anterior, una planificación errónea de los automatismos y procesos del espacio derivará en perdida e ineficiencia de espacio. Generando costes para la empresa.
- Rotación y control de inventario
Nos sorprendería la cantidad de empresas que generan costes extra asociados a la mala gestión y control de su inventario.
Una mejor gestión del inventario es fundamental para no requerir continuamente más espacio de almacenamiento. Esta es un área que puede ser un desafío para muchas empresas, ya que es posible que no tengan suficientes KPI y análisis para respaldar los informes de inventario antiguos o el exceso de existencias disponibles.
El índice de rotación de inventario tiene un gran efecto en la cantidad de espacio que necesita. Es importante comprender la rotación por producto y categoría.
